哈尔滨金融学院会议管理办法（修订稿）
第一章 总 则
第一条 为深入贯彻落实中央八项规定省委省政府九项规定精神，严格执行《中共黑龙江省委办公厅、黑龙江省人民政府办公厅关于进一步加强统筹和规范管理会议的通知》，规范会议的组织和管理，提高会议的质量和效率，切实精简会议，改进会风，结合学校实际，特制定本办法。”
第二章 办会原则
第二条 举办各类会议应遵循以下原则：
（一）高效。注重会议实效，召开会议要主题鲜明、调研充分、内容充实，有明确、务实的预期效果，倡导开短会、讲短话，力戒空话、套话、重复话。不得组织召开没有明确目的、调研论证不充分、缺乏实际内容的会议。
（二）精简。提高会议质量和效率，严把会议审批关，精简会议数量、压缩会议时间、减少会议人员，从严控制会议规模、规格。时间相近、参会人员相同或交叉的多个会议应合并或套开。能以文件或利用现代通讯工具部署工作的，不再召开会议。学院专项工作会议按照“谁分管、谁出席”的原则，确定出席领导和与会人员。
（三）节约。办会要厉行节约，严禁铺张浪费。严格会议预算管理，严禁列支与会议无关的任何费用，严禁套取会议资金。除特殊需要外，不安排茶歇、不摆放鲜花绿植，一般不制作背景板。减少印发会议材料。严格控制评比表彰活动，从简发放奖品，不得以任何名义发放纪念品。会议地点一般安排在校内，严禁到风景名胜区召开会议。不安排与会议内容无关的参观、考察等活动。校内会议应使用学院内部的会议室、报告厅、金苑会堂等场所召开。
（四）规范。要强化会议计划，凡需院领导出席的会议，主办单位应提前（一般为每周五）向办公室申请列入学院下周工作计划。未列入周工作计划的，原则上不予安排。专门会议按照“谁分管、谁出席”的原则确定出席领导和与会人员。
第三章 会议审批
第三条 学院党委会议、院长办公会议、党委书记办公会议、书记院长联席会议等，需经学院党政主要领导指示方可召开，并严格执行相应的议事规则和程序，会议由办公室负责组织。
第四条 以学院名义召开的全校性会议、各类工作会议和业务会议，如党员代表大会、教职工代表大会、全院教职工大会、全体中层干部会、各类委员会和非常设领导机构的会议、学院主要领导和分管院领导主持召开的专项工作会议等，需由牵头单位、部门提出会议方案，报分管院领导同意，并根据会议内容提交学院党委会或院长办公会批准后方可召开，或由学院党政主要领导指示后组织召开，会议由牵头单位或部门负责组织。
第五条 以学院内各单位、各部门名义召开的贯彻重要会议精神、研究部署重要工作的各类工作会议和业务会议，需由主办单位或部门报分管院领导批准后方可召开，会议由主办或承办单位或部门负责组织。
第六条 学院主办或承办的全国、全省及系统内工作会议、业务培训等，需由牵头单位或部门提出会议方案，报分管院领导同意，并根据会议内容提交学院党委会或院长办公会批准后，由牵头单位或部门将学院党委会或院长办公会的决议及主办或承办的会议内容、规模、会期和按标准测算的经费预算报经上级主管部门批准后方可召开，会议由主办或承办单位或部门负责组织。
第七条 学院主办或承办的在华召开的国际会议，需严格执行国家关于在华举办国际会议的有关管理规定，按外事审批程序上报请示，由国际合作与交流处具体负责落实申报，学院相关单位和部门配合，会议由主办或承办单位或部门负责组织。
第八条 确因特殊情况，由院领导主持召开的全院性临时会议（如临时传达上级紧急通知、部署紧急工作等），由承办单位请示分管院领导同意后召开，并事前向学院党政主要领导报告。
第九条 哲学社会科学类活动严格执行“一会一报”制度。各举办单位的主要责任人必须对活动的主讲人、主题、内容严格把关，举办单位对报告会、讲座、研讨会、论坛的全过程进行监督。科研处、宣传部会签后，再报分管校领导审批。
第四章 会议组织
第十条 会议的组织主要包括会前准备、会议实施、会后处理三个阶段的工作。
第十一条 会前准备
（一）会前调研和协商。需提请学院党委会、院长办公会议讨论决定的事项，有关单位、部门会前应充分协商和征求意见，提出建议方案，汇报要尽可能简明扼要；需印发会议材料的，原则上应提前将会议材料送达参会人员手中，会上一般不再印发文字材料。
（二）做好会议筹备工作。会议承办单位、部门要提早落实会议召开时间、地点和出席人员范围、人数，及时通知参会人员，提前落实与会领导和嘉宾。按照会议室主管单位相关规定，周密布置好会场。
（三）协办部门各司其职。召开全校性综合会议，办公室协助做好会议议程的审定、主席台就坐人员名单及座次安排、院领导出席会议协调安排等；宣传部负责做好会议的新闻报道工作，协助好会场及周边的氛围营造；保卫处负责做好会场内外的安全保卫工作；后勤管理处负责做好会议用电等保障工作；现代教育技术中心负责协助做好同步音视频、多媒体设备的调试和使用等工作。
第十二条 会议实施
（一）会议承办单位、部门要认真做好会议实施工作，如：签到、分发会议材料，维持会场秩序，会议记录，安全保卫，医疗保障，紧急情况处理等服务工作。
（二）会议承办单位、部门应安排专人做好会议记录，必要时要整理形成会议纪要。全院性重要会议、各类代表会议、高规格的学术性会议、接待上级领导和重要专家的座谈会等，承办单位要视需要安排专人，形成文字、音频、影像等会议资料，并及时将全套会议材料整理后送学校归档。
第十三条 会后处理
（一）会议承办单位要及时清理会场，搞好会议室卫生，编写简报、新闻报道，整理会议纪要，督促落实会议形成的决议、决定等。
（二）学院党委会议、院长办公会议、党委书记办公会议、书记院长联席会议的决议、精神，由办公室负责督办，并及时向主要领导和相关院领导汇报；其他各类会议的决议、精神由牵头或主办单位、部门负责督办，并及时向分管院领导汇报；对不按要求贯彻落实或贯彻落实不力的单位或部门及其领导要追究相应的责任。
第五章 会议纪律
第十四条 各类会议组织单位要精心组织，压实责任，强化时限要求，切实加强对会议通知收发、会议报名、会场组织、音视频信号接收等环节的管理，防止出现纰漏和差错。
第十五条 各参会单位要严格按照会议确定的人员范围、报名时限等上报参会人员名单。要求部门、单位主要负责同志参加的会议，不得先报名然后委托其他人员参加。确因公务活动或其他特殊情况不能参加会议的，除按规定办理干部、人事请假手续外，还须向会议召集人或会议组织单位负责人请假，经批准后再安排其他领导代为参会，不得擅自安排一般工作人员替会。会议组织单位负责协调安排会议考勤。
第十六条 参会人员要提前10分钟到会签到，按照指定区域就座。会议期间，保持良好的精神状态，集中精力开好会议。要自觉维护会场秩序，关闭通讯工具或调至静音状态，不得在会场随意走动或长时间滞留会场外，不做与会议无关的事情。
第十七条 参会人员要按照《保密法》和学院保密工作规定的有关要求，做好保密工作。对会议中应予保密的事项或不宜公开的事项、会议的不同意见等须严格遵守保密规定，任何个人未经允许，不得擅自对外公开。要妥善保管会议文件材料，需要退回的要及时退回。
第六章 会议精神的落实与督办
第十八条 学院党委会议、院长办公会议、党委书记办公会议、书记院长联席会议的决议、精神，由办公室负责督办，并及时向主要领导和相关院领导汇报；其他各类会议的决议、精神由牵头或主办单位、部门负责督办，并及时向分管院领导汇报；对不按要求贯彻落实或贯彻落实不力的单位或部门及其领导要追究相应的责任。
第七章 会议费的管理及执行监督
第十九条 会议费开支范围包括住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。交通费是指用于会议统一组织的代表接送站、考察、调研等发生的交通支出。会议开支标准、预算安排及执行、会议费公示和年度报告制度等严格按照《黑龙江省省直机关会议费管理办法》（黑财行〔2014〕16号）执行。
第二十条 办公室，财务处，纪检监察处，审计处等部门要会同有关单位、部门对各单位、部门会议费管理和使用情况进行监督检查。对会议主办单位、部门所出现的违纪现象进行提醒、纠正，对违反国家有关法律法规，虚报、冒领会议费等违规行为，将依据有关法律、法规和学校有关规定进行处理。
第八章 附 则
第二十一条 本办法自印发之日起实施，由办公室负责解释。
