哈尔滨金融学院机要文件管理办法
第一章  总  则

第一条 为进一步规范机要文件的管理工作，保证机要文件的高效运转和安全、保密，根据《中央文件发布、阅读和管理工作暂行规定》（中办发〔2004〕37号）的文件精神，结合学院实际，制定本办法。

第二条 机要文件是指中央、省、市各级党委、政府等领导机关制发，用于发布传达党和国家的路线、方针、政策，指导、布置工作和交流情况，并通过机要交换渠道投递、传送的正式文件。学院办公室是学院机要文件的管理部门，负责学院机要文件的具体管理工作。各单位、各部门应设专人对签收的机要文件实行管理。

第二章  机要文件的接收、登记、拟办

第三条 机要文件实行当天文件当天取送制度，若没有及时签收到当天的机要文件，须与机要交换站进行确认。

第四条 机要文件由学院办公室文书负责接收并严格履行签收手续。收文后立即检查文件袋有无破损，如有破损当即向机要投递人员说明。  

第五条 专设“机要文件收文登记表”进行登记，机要文件接收后立即登记接收时间、文件号、来文单位等内容。

第六条 发至院党委、学院、院领导及各单位（部门）的机要文件由办公室文书负责拆阅、登记编号、进入学院公文收文运转规程，不涉密文件一般履行网上流转程序。

第三章  机要文件的流转管理

第七条 “收文阅批单”记录机要文件的传阅情况。办公室文书应对限办文件，根据轻重缓急程度，提醒分管院领导及相关单位、部门特别关注，在限办期限内完成传阅工作，并在请示分管工作院领导意见后，同时交办责任部门办理。没有限办日期的文件，原则上要在5个工作日内完成传阅工作。

第八条 文件流转采取以办公室文书为中心的辐射方式，即：阅文人员用毕文件请一律交回办公室，由办公室文书负责其他院领导及相关单位、部门的传阅工作，严禁阅文人员之间交互传阅。

第四章  机要文件的阅读

第九条 机要文件，特别是带有密级的文件，阅读传达范围要严格按照文件的发布层次和有关规定执行，任何单位、部门及个人不得擅自扩大或缩小阅读传达范围。

第十条 文件传阅期间，阅文人员负责保管好文件（包括纸质和电子版），若在此期间发生文件泄密、遗失等事件，责任由此时的阅文人员承担。

第十一条 担任领导职务的党外人士阅读机要文件，除文件标明仅限于党内阅读的以外，原则上与担任同级职务的党员干部相同。

第十二条 离退休处级以上党员干部按原来的职务阅读相应级别的文件。

第十三条 对于确需有关单位、部门贯彻执行的上级文件，而该单位、部门负责人又非阅文范围内人员，则相关文件精神由符合阅文范围的分管院领导阅文后进行口头传达。

第五章  机要文件的借阅、保管

第十四条 机要文件须存放在有保密设施的文件柜中，专人保管。

第十五条 因工作需要借文外出者，必须办理文件借阅手续，并经分管院领导签署意见。文件借出后，借阅者负有妥善保管的责任，不准横传，及时归还，如发生泄密、遗失等事件由借文者承担责任。

第十六条 各阅文单位、部门党政主要负责人为本单位、部门机要文件查阅、办理和管理工作的第一责任人。

第六章  机要文件的归档、清退、销毁、移交

第十七条 凡是接收的机要文件，办公室文书按发文机关要求根据下发的发文清单进行清理、核对并集中管理。

第十八条 凡是上级规定收回的文件，必须按时如数清退。

第十九条 当年的机要文件由办公室在下一个年度的上半年统一核对、清退、整理归档。其余文件根据保密工作相关规定，由2人以上押送机要文件指定销毁地点进行销毁。

第二十条 机要文件管理人员要相对固定，在必须进行工作调动时，要按照收文登记簿清理文件，详细填写文件目录，向接替工作的人员办理移交。

第七章  附  则

第二十一条 机要文件的保密工作按《哈尔滨金融学院保密工作管理规定（修订稿）》执行。

第二十二条 学院领导外出参加会议带回的文件，各单位、各部门接收上级印发至学院的文件，参照此办法执行。

第二十三条 有关电子公文管理办法参考上级有关规定执行。

第二十四条 本制度自印发之日起实施，由学院办公室负责解释。