哈尔滨金融学院公文处理实施细则（修订）
第一章 总 则
第一条 为使学院公文处理工作规范化、制度化、科学化，进一步提高公文处理工作的质量和效率，确保公文运转顺畅，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《黑龙江省<党政机关公文处理工作条例>实施细则》(黑办发〔2012〕26号)的文件精神，结合学院实际，特制定本细则。
第二条 本细则适用于学院一级公文处理，各单位（部门）的公文处理参照本办法执行。
第三条 哈尔滨金融学院公文是指学校在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法治校和进行校务活动的工具。
第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条 学院办公室负责全院的公文处理工作，并负责指导各单位（部门）的公文处理工作。各单位（部门）应当高度重视公文处理工作，模范遵守《哈尔滨金融学院公文处理实施细则》，指定专人作为本单位（部门）的兼职文书，负责本单位（部门）有关公文的传递工作。兼职文书名单应报办公室进行备案，如有更换应及时通知办公室。
第二章 公文种类
第七条 学院常用党政公文的种类主要有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对学院重要事项或重大行动做出决策和部署，奖惩有关单位（部门）和人员，变更或者撤销各单位（部门）不适当的决定事项。
（三）通告。适用于公布全院各有关方面应当遵守或周知的事项。
（四）意见。适用于对学院重要问题提出见解和处理办法。意见可多方向行文，用于上行文时，主要是向上级机关就有关工作、事项提出建议，上级机关应当对下级机关报送的意见给予答复；用于平行文时，主要是就某项工作、某些事项提出意见，供对方参考；用于下行文时，主要是就重要问题提出切实可行的政策措施，各单位（部门）应遵照执行。
（五）通知。适用于学院发布、传达要求各单位（部门）执行和有关单位（部门）周知或者执行的事项，批转、转发公文。凡学院转发上级机关的公文或不相隶属机关的公文，用“转发性通知”；凡学院向各单位（部门）行文时使用《党政机关公文处理工作条例》规定以外的其他文种，如准则、条例、规定、办法、细则、要点、规划、纲要、计划、方案等，用“印发性通知”。人事任免可使用通知文种。
（六）通报。适用于学院表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（七）报告。适用于学院向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。
（八）请示。适用于学院向上级机关请求指示、批准。
（九）批复。适用于学院答复各单位（部门）请示事项。
（十）函。适用于学院与不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十一）纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第八条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等部分组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。如需标注份号，一般用6位3号黑体阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限；保密期限若未标注，则按绝密级事项30年，机密级事项20年，秘密级事项10年认定。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。学院发文机关标志居中排布，使用小标宋体字，颜色为红色，字号以不大于上级机关的发文标志为原则。上行文和平、下行文及纪要发文机关标志上边缘距上页边为72mm，信函发文机关标志上边缘距上页边为30mm。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联合发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前，其余按党、政的顺序排列；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。学院常用“中共哈尔滨金融学院委员会文件”、“哈尔滨金融学院文件”、“哈尔滨金融学院办公室文件”、“哈尔滨金融学院”四种标志。
（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，红色分隔线之上4mm处居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号为每年同一文种按发出时间顺序编流水号，不编虚位（即1不编为001），不加“第”字，在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。发文机关代字应使用规范化简称。
学院常用发文字号种类有：
１．凡是贯彻落实上级机关重要会议精神和指示，涉及全局性工作的重要部署或某一方面重要工作的决议、决定、意见、通知、通报等；向上级请示、报告工作，反映情况、答复问题，均以党委、行政名义制发。用“哈金院党〔年份〕××号”、“哈金院〔年份〕××号”。
２．根据院党委、行政授权，凡是贯彻落实院党委、行政对某一方面工作的重要部署，转发上级机关的工作部署或对全局工作有普遍指导意义的工作意见等，以办公室名义制发。用哈金院办〔年份〕××号。
３．其余常用发文字号种类还有：“哈金院函〔年份〕××号、哈金院纪要〔年份〕××号、哈金院党纪要〔年份〕××号。
院内各单位（部门）收发文字号及请示、报告字号、便函字号由学院办公室统一发布。
（六）签发人。上行文应当标注“签发人”姓名。签发人应为发文机关主要负责人或经授权的负责人。签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，在红色分隔线之上居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。标题编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，排列时应使用梯形或菱形，不应使用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。如转发文件，原件标题过长时，可以用原件发文字号代替。联合行文机关较多时，标题中的发文机关名称可简化为主办机关名称加“等部门”字样。除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。在标题下空一行，左侧顶格，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。多家主送机关，可加顿号、逗号。主送机关的全称、特称、单称概念，均应使用统一的文字表达形式，不得前后不一。
1.院党委发至全校的文件，“主送机关”写“各党总支、直属党支部”；院行政发至全校的文件，“主送机关”写“各单位、各部门；院党委、行政联合发至全校的文件，“主送机关”写“各党总支、直属党支部，各单位、各部门”。
2.发文范围较小的文件，“主送机关”写“各有关单位、部门”或直接列明单位、部门名称。
3.各党总支、直属党支部，各单位、各部门向学院的请示、报告，一般只写一个主送机关。报党委的请示、报告，主送机关写“院党委”；报行政的请示、报告，主送机关写“院行政”。报院党委的文件如有必要同时报院行政，主送单位应写“院党委、院行政”；报院行政的文件如有必要同时报院党委，主送单位应写“院行政并报院党委”。
4.对外行文，“主送机关”直接列明收文机关名称。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。正文要简明扼要，层次清楚。文中结构层次序数依次可用“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。公文中的时间、数字、计量单位等不能回行。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、修辞语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应使用阿拉伯数字。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件说明，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.×××××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。加盖印章的公文，单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名；联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置。不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名；联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。
（十二）成文日期。署会议通过或者院领导签发的日期。联合行文时，署最后签发院领导签发的日期。加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排于发文机关署名之下。不加盖印章的公文，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。加盖签发人签名章的公文，在签发人名章下空一行右空四字编排成文日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
(十三)印章。公文除会议纪要外，一律加盖印章，并与署名机关相符。单一机关行文时，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。党委、行政联合发布的公文，党委章在前，行政章在后，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。加盖签发人签名章的公文，单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布；联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决，务使印章与正文同处一面。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者统称。如有抄送机关，在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的抄送机关名称首字对齐，最后一个抄送机关后标句号。既有主送机关又有抄送机关时，应将主送机关置于抄送机关上一行，之间不加分隔线。抄送机关依上级机关、平级机关、下级机关次序排列。
（十七）印发机关和印发日期。学院办公室文秘科是学院党委、行政公文的印发机关；印发日期以公文送印日期为准。印发机关和印发日期编排在末条分隔线之上，印发机关左空1字，印发日期右空1字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，后加“印发”二字，并在印发机关和印发日期横线右下角标注“共印××份”。
（十八）附表。A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
（十九）页码。公文页数顺序号。页码编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条4号一字线，一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和版记页均不编排页码。
第九条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。
第十条 公文用字。标题一般用2号小标宋体字；正文、发文字号、主送机关、附件说明、附注一般用3号仿宋体字；“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，签发人姓名用3号楷体字；抄送机关、印发机关和印发日期一般用４号仿宋体字；页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字。
第十一条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210㎜×297㎜），左侧装订。
校级公文用纸采用如下原则：
（一）以中共哈尔滨金融学院委员会、以党政联合名义发出的公文使用“中共哈尔滨金融学院委员会文件”格式纸。
（二）以哈尔滨金融学院名义向上级机关报送的请示、报告，向校内发布的决定、通知、通告等，使用“哈尔滨金融学院文件”格式纸。
（三）以哈尔滨金融学院名义在不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，使用“哈尔滨金融学院”格式纸。
（四）以哈尔滨金融学院办公室名义发出的公文使用“哈尔滨金融学院办公室文件”格式纸。
第十二条 校级公文排版规格是：
（一）公文用纸天头（上白边）为37mm，左侧订口为28mm，版心尺寸为156×225mm。
（二）文字从左至右横写、横排。
（三）正文一般每面排22行，每行排28个字，行距27磅。
第四章 收文运转规程
第十三条 收文运转是指对收到的公文进行办理的过程，包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、归档等程序。
（一）签收。由上级机关发送至学院的文件、信函，由办公室文书统一签收；发送至各单位（部门）的信函，由各单位（部门）兼职文书签收。标有密级的文件、信函要严格签收手续，有详细签收登记。
（二）登记。办公室文书将文件、信函分类，对需登记的文件、信函进行登记编号。各单位（部门）收到的外单位发送的正式公文、参加各种会议的文件材料应送办公室进入办文程序或进行统一登记编号，以便留档查询。
（三）拟办。办公室文书将整理登记的文件送学院办公室主任进行拟办，提出批注意见。
拟办原则：
1.重大事项，党务由党委书记（或党委书记委托的党委副书记）、行政由院长（或院长委托的副院长）签批；
2.常规性的工作，实施“归口管理”，按院领导工作分工权限范围进行签批；
3.一般业务，可按照职责由职能部门处理；
4.与学院关系不大的一般性来文，由学院办公室编发来文目
录，或摘报给相应院领导；院领导根据需要，可要求学校办公室协调处理；
5.范围不清的由办公室主任协调处理。
（四）批办。办公室文书根据拟办意见，将文件分送相关院领导进行阅批。需传阅的文件应及时送院领导进行传阅，要速传速阅，不得压误、扣留。院领导对文件有批示时，由办公室文书根据批示意见将文件分送相关院领导或单位（部门）进行阅批或阅办。紧急公文应及时通知相关院领导及承办部门进行阅批或办理。密码电报、绝密级文件在传阅办理时要严格注意保密，严禁翻印，院领导应在传阅当天将文件返回办公室文书处，单位（部门）应在传阅期间由专人保管并在当天返回办公室文书处。
（五）承办。办公室文书根据院领导对文件的批示，将文件分送相关单位（部门）进行阅办。兼职文书应及时接收承办文件并对文件进行登记，在阅办后及时返回。公文一律通过办公室纵向传递，各处室之间不得横传。
承办单位（部门）收到交办的公文后，应及时进行办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，随到随办。如有困难不能按时办理的，应及时与发文单位进行沟通并说明情况。对不属本单位（部门）办理范围或不宜由本单位（部门）牵头办理的，应及时退回办公室并说明情况。
（六）催办。办公室及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结，并把办理程度和督办情况记录在案。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办，并及时向批办领导汇报办结情况。
（七）归档。承办单位（部门）应及时将办理完毕的文件返回至办公室文书处，以便归档。文件如随办理结果返回，承办单位（部门）必须保存原件的，或出现了公文丢失等情况，承办单位（部门）应向办公室说明情况。
第五章 发文运转规程
第十四条 发文运转指以学院名义制发公文的过程，包括草拟、核稿、审核、签发、登记编号、校对、排版印刷、用印、装订分发、存档等程序。
（一）草拟。发文由负责承办起文事项的单位（部门）草拟，公文拟稿人填写发文签批单。发文办理工作应贯彻“党政分开”的原则，凡属党内事项，应以党委名义行文；行政事项应以学院或学院办公室名义行文。
（二）核稿。公文起草完毕，公文拟稿人应将公文送本单位（部门）负责人进行核稿。本单位（部门）负责人要对行文目的、内容表述和结构文种等进行审核，同意并签名后，送办公室进行审核。
（三）审核。发文单位（部门）将起草的公文送办公室进行审核。审核的重点是：是否需要行文；是否符合国家有关法律、法规和方针、政策及相关规定；是否与有关院领导协商、会签；公文格式、文字表述、文种使用是否符合要求等。对不符合要求的公文稿退回重办。
（四）签发。经审核的公文由办公室按照公文签发权限送分管院领导进行签发。已经签发的公文稿，如有特殊情况作实质性修改的，须报经签发人同意。
1.以学院党委、行政名义上报给上级主管部门的请示、报告，全校性的规章制度，分别由党委书记（或党委书记委托副书记）、院长（或院长委托副院长）签批。政策性强，涉及面较广的重要“请示”“报告”均应由学院党委书记、院长签发。
2.其他下发文件及以学院名义发出的正式公函，按照学院领导工作分工由相应院党委、行政领导签批。纪要由会议主持人签发。
（五）登记编号。发文经院领导签发后，由文书按发文类别进行登记编号。
（六）校对。发文单位（部门）负责对公文进行校对，确定无误后由办公室文书进行排版印刷。
（七）排版印刷。办公室文书根据公文格式要求对公文进行规范化，并根据公文编号进行套头印刷。
（八）用印。办公室文书在确认（包括签发的原件、附件及相关办文依据）手续齐全后，将印刷完毕的公文予以盖章。
（九）装订分发。公文由办公室负责装订，发文单位（部门）分发，文书负责院领导分发。正式发文应在左侧装订，秘密公文或能通过机要交换分发的公文，应由机要交换员发送。
（十）存档。签发原件、正本和有关材料的原件及一定数量的已用印装订的正式发文由文书在年底统一存入档案室。
第六章 公文管理
第十五条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第十六条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经学院主要负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。
复制件应当加盖复制单位戳记。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第十七条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第十八条 公文归档
（一）收文归档。年终办公室文书负责统计收文归档情况，将未归档的收文列出清单送承办单位（部门），承办单位（部门）兼职文书应及时将未归档的公文返回至办公室文书处。
（二）发文归档。年终办公室文书负责统计发文归档情况，并送档案室归档。
第十九条 公文销毁
没有存查和归档价值的公文可以定期销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。各单位（部门）应将可以销毁的公文，尤其是标有密级的文件，送档案室进行统一销毁。绝密级文件、密码电报应送办公室文书处，由办公室文书经核查后退返发文机关或送档案室进行销毁。
第七章 附 则
第二十条 党政机关公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法另行制定。
第二十一条 本细则自颁布之日起实施，由学院办公室负责解释。
